Полина Нечуй-Ветер
Полина Нечуй-Ветер,
Старший юрист Legalight
11.05.2020

Как подписывать документы электронной подписью?

В условиях карантина многие компании столкнулись с проблемой подписания и обмена документами. Курьерские службы отчасти решают задачу, но их использование несет определенные риски: у курьера может не быть пропуска для перемещения по городу, в офисе адресата его некому принять, сотрудник не готов рисковать и встречаться с курьером, сроки доставки документа или стоимость услуг не устраивает, документ слишком важный, чтобы отправлять его курьером и т.д.

Есть и другой способ обмена документами - электронный документооборот или ЭДО.



Рассказываем как подписывать и обмениваться документами при помощи ЭДО, что такое электронная цифровая подпись и как суд относится к документам, подписанным электронно.

Согласно закону № 64-ФЗ от 6 апреля 2011 года «Об электронной подписи», заверенные ею электронные документы становятся равнозначными подписанным бумагам. Они используются внутри компании, передаются контрагентам и направляются в контролирующие органы. При этом представление оригинала документа не требуется.

Виды ЭЦП для юридических лиц



В основе любых видов ЭЦП лежит принцип идентификации подписанта за счет использования внутреннего и внешнего ключа подписи, идентифицирующей подписанта. Поэтому отличие способов ЭДО сводится к однозначности идентификации подписанта документа за счет надежности ключей его подписи.

1. Простая электронная подпись. Самый простой пример - это сочетание логина и пароля для авторизации в электронной почте или любом онлайн сервисе. Сюда же можно отнести и коды, которые запрашиваются платежными системами при осуществлении онлайн-платежей и тд.

 2. Усиленная неквалифицированная подпись. Это более защищенная ЭЦП, поскольку она шифруется при помощи специальной программы и криптографического ключа, которым обмениваются стороны до подписания документов.

3. Усиленная квалифицированная (КЭП). Отличается от неквалифицированной подписи более строгим государственным регулированием. Во-первых, для формирования КЭП подходит только программа шифрования, одобренная ФСБ. Во-вторых, получить такую подпись можно строго в аккредитованных Минкомсвязи удостоверяющих центрах (УЦ).

Как получить ЭЦП? 


Представителю компании нужно будет обратиться в один из центров выдачи ЭЦП. Найти их можно просто в интернете, все они предлагают более-менее похожий пакет услуг и отличаются в основном по цене.  

Алгоритм получения электронной подписи:
1. Выбрать какая электронная подпись (ЭП) вам нужна.
2. Выбрать Удостоверяющий центр (УЦ).
3. Заполнить и отправить заявку в УЦ.
4. Получить счет на оплату и оплатить его.
5. Предоставить в УЦ все необходимые документы (сканы).
6. Приехать в УЦ с оригиналами документов для получения ЭП.

При выборе ЭЦП нужно учитывать для каких целей она нужна и какие документы будут ею подписываться. Если ваша компания участвует в электронных торгах или аукционах, то вам понадобится квалифицированная ЭЦП, выпущенная УЦ, который имеет государственную аккредитацию в РФ.

Здесь можно найти полный список удостоверяющих центров, которые выдают квалифицированные ЭЦП:
https://digital.gov.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/

Какими сервисами мы рекомендуем пользоваться для того, чтобы подписать документы электронной подписью? 


Как правило, организации, через которые можно получить сертификат ЭЦП, также предоставляют услуги по организации электронного документооборота (системы электронного оборота или сэд). Самыми популярными и надежными системами электронного оборота, по нашему мнению, являются КриптоПро, Контур.Диадок, Docspace.

А для обмена документами с цифровой подписью можно использовать такие продукты как Контур.Крипто, Adobe Sign, DocuSign или PandaDoc. 

Такие сервисы начинают процесс подписания с подтверждения личности подписанта. А когда документ подписывается, к нему прикладывается сертификат подписи, в котором фиксируются данные подписанта, дата и время подписи. 

Таким образом можно оформить электронный документ (договор, счет, акт), поставить ЭЦП и направить контрагенту по почте или через мобильное приложение.



Далее мы ответим на самые популярные вопросы о цифровой подписи, которые нам задают клиенты:


Как суды относятся к обмену документами через электронную почту или мессенджеры?


Такое доказательство юридически важных фактов судами допускается. Раньше для представления такого доказательства в суд нужно было делать протокол осмотра переписки (в почте или в мессенждере) у нотариуса или заказывать экспертизу. Сейчас суды принимают и простую распечатку, а доказывать ее несоответствие действительности нужно будет уже противоположной стороне  (правда, все зависит от региона суда и существа самого спора). 

В судебной практике стали все чаще встречаться случаи признания юридической силы сообщений в месенджерах. Существенным моментом в этом случае является возможность подтвердить личность отправителя сообщения. Например, в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 4 октября 2019 г. N 09АП-54027/19 суд признал переписку, в которой участвовала сотрудница организации, поскольку она велась через номер мобильного телефона, который “указан в свободном доступе сети Интернет как контактный телефон ООО”.

Мы подписываем документы так: одна сторона подписывает документ в Acrobat и потом из него генерирует документ в формате .pdf и отправляет его по почте второй стороне. Какой статус у таких документов? Документ будет признаваться подписанным с использованием ЭЦП? Мы сможем использовать их в суде?



Нет, не будет. ЭЦП, это электронная подпись, к которой выдается «сертификат ключа проверки» такой подписи. 

Такой pdf документ с подписью в законе определяется как «электронный образ документа», а электронная подпись – как «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». 

Теперь перевод с юридического на русский: электронная подпись – это информация, которая позволяет идентифицировать того, кто отправляет документ, например это может быть электронная почта (у нее есть открытый для всех логин и известный только отправителю пароль). 

Поэтому если сделать электронную подпись через Acrobat – фактически это, конечно, электронная подпись, но юридически электронной подписью будет отправка такого «образа документа» способом, который позволит вас идентифицировать как сторону по договору. 

Что юридически означает отправка фотографии или скана документа с подписью по почте или в WhatsApp? 


Такой способ обмена электронными документами в законе называется «обмен документами с использованием технических средств» (п. 4 ст. 11 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Заключение договора путем обмена электронными письмами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами ГК предусмотрено ст. 434 ГК РФ. 

Но для того, чтобы такой обмен документами имел юридическую силу, в договоре с вашим контрагентом обязательно должно содержаться соответствующее условие. 

Читайте также

12.08.2020
Новые правила о выходе участников из ООО пригодятся инвесторам
07.08.2020
Закон о цифровых активах: главные последствия
29.07.2020
Legalight помог основателю RussOutdoor инвестировать $ 1 млн в DOOH стартап






Не успеваете следить
за новыми статьями?

Один раз в неделю присылаем лучшие отраслевые новости и юридические лайфхаки. Только по делу.

Хотите обсудить публикацию
или задать вопрос?

Напишите ваш вопрос или оставьте свой комментарий к публикации - мы обязательно ответим.




Читайте также



Не успеваете следить
за новыми статьями?

Один раз в неделю присылаем лучшие отраслевые новости и юридические лайфхаки. Только по делу.

Хотите обсудить публикацию
или задать вопрос?

Напишите ваш вопрос или оставьте свой комментарий к публикации - мы обязательно ответим.